Greets kantoortips

Hoe beëindigt u een gesprek? Bedank de ander(en) voor hun tijd en moeite, ook als het gesprek moeilijk ging. Wanneer u leest dat we onze gesprekspartners kunnen bedanken aan het einde van een gesprek, lijkt dat misschien vanzelfsprekend. Wanneer u eerlijk bent, bedankt u regelmatig uw gesprekspartners? Ook gesprekspartners die het u moeilijk hebben gemaakt? Net dan is het krachtig om te bedanken. Waarom? Het toont respect en professionaliteit. De zachte kracht van de dankbaarheid legt ook een subtiele brug naar toekomstige ontmoetingen. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe schrijft u de actiepunten op in notulen? Schrijf de actiepunten telkens bij het bijhorende agendapunt en maak een overzicht van alle actiepunten in een aparte lijst . De actiepunten horen bij een agendapunt en daarom verwacht de lezer een volledig overzicht van de belangrijkste punten per agendapunt. De actiepunten horen daarbij. De betrokkenen willen een duidelijk overzicht van wat zij en anderen zullen doen. Een lijst met actiepunten en hun details, in bijv. een excel-tabel, is een nuttige investering, vooral wanneer de lijst uniek en continu is. Dan wordt het een instrument dat een enkele vergadering overstijgt en nuttig is voor zowel de uitvoerders als de opvolgers van de actiepunten. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe voert u een gesprek tijdens een zakenlunch? Zorg ervoor dat u minder aan het woord bent dan uw gesprekspartner. Dan is de kans groot dat de ander u bijzonder aangenaam gezelschap vond. Of u nu interessants te vertellen hebt of niet, het is nu eenmaal zo dat de meeste mensen zich beter voelen wanneer ze zelf vertellen dan wanneer ze luisteren. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Schrijft u een komma na de aanhef? Zowel een aanhef met komma als zonder komma is correct. Wees consequent. Schrijft u een komma na de aanhef? Schrijf dan ook een komma na de slotformule. Pas de regel niet alleen consequent toe in één e-mail, fax of brief, pas hem toe in uw hele correspondentie. Aanhef en slotformules (ook wel begroetings- en afscheidformules of aanschrijvingen en afsluitingen) worden langzaam maar zeker hedendaagser. De trend in de internationale schrijfwereld ontwikkelt naar formules zonder komma. Sommige landen leggen de trend vast in afspraken of normen. Voor België legde de BIN-norm (Belgisch Instituut voor Normalisatie) sinds 1992 al vast dat zowel de vorm zonder komma als met komma correct is. De laatste versie dateert van 2002 en bleef op dat vlak ongewijzigd. Vraagt u mijn advies? Ik raad de vorm zonder komma aan: het spaart tijd en moeite. het is waarschijnlijk de vorm van de toekomst. Meer info hierover vindt u in de volgende reputabele bronnen: ...

Waarom zou u letten op een goede buikademhaling? Omdat u met een goede buikademhaling kalmer en gezonder wordt. Buikademhalen is ademhalen met het middenrif, de spierkracht uit het midden van het lichaam. Borstademhaling gaat daarentegen via kleinere spiertjes tussen de ribben. Is ‘borst vooruit’ dan wel de juiste houding? Velen gebruiken uitgesproken borstademhaling wanneer ze bewust diep willen ademhalen. Dat belast het organisme veel meer dan buikademhaling. De longen halen minder zuurstof binnen, het hart klopt sneller en het kost overbodige zuurstof omdat het van het lichaam meer inspanning vraagt. Bij buikademhaling gebruiken we de volledige longcapaciteit. Bij geforceerde borstademhaling is de buik altijd ingetrokken en dus de onderkant van de longen ingedrukt bij het inademen. Er kan minder lucht in. De ribben zijn dan alleen door grote kracht uit elkaar te bewegen. Professionele sprekers (tolken, radiojournalisten, tv-presentatoren, ...), muzikanten van blaasinstrumenten ...

Wat zegt u als iemand u in het Engels bedankt? You're welcome . Er zijn vele mogelijkheden om in het Engels op een bedanking te reageren. Misschien een teken dat dankbaarheid een belangrijk element is in de angelsaksische cultuur? You're welcome. You're very much welcome. Not at all. My pleasure. It was my pleasure. It's been my pleasure. Don't mention it. Never mind. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe schrijft u een advocaat aan? Schrijf "Meester" en de familienaam . Wanneer u een brief, fax of e-mail schrijft naar een advocaat, begint u niet met de algemene aanschrijving "geachte". U schrijft dan bijvoorbeeld: - Meester Vermassen - Meester Verwilghen Schrijft u naar een notaris of een gerechtsdeurwaarder? Dan schrijft u naar de functie: - Mijnheer de notaris - Mevrouw de notaris - Mijnheer de gerechtsdeurwaarder - Mevrouw de gerechtsdeurwaarder Andere vormen van aanschrijving, aanspreking en titulatuur in België vindt u op taaladvies.net . Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe neemt u 's avonds afscheid in het Engels? Met de woorden Good night . Velen onder ons gebruiken wel eens Engels. Voor de meesten lukt dat aardig. Het correcte gebruik van good evening en good night is voor velen weliswaar niet duidelijk. Good evening is een begroeting wanneer we iemand 's avonds ontmoeten. Good night is een afscheid wanneer we iemand 's avonds verlaten. Het doet er in deze gevallen niet toe of het vroeg op de avond is of laat. Het doet er enkel toe of we willen begroeten of afscheid nemen. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Stoort u wanneer u iemand op de gsm belt? Nee, u stoort niet, want de gsm-bezitter beslist wanneer hij/zij bereikbaar is. Wanneer u een gsm-nummer hebt, kunt u het nummer gebruiken. Diegene die u het nummer gaf, heeft beslist dat u het mag gebruiken: op het internet geplaatst, persoonlijk aan u gegeven, in een e-mail vermeld, op een visitekaart gedrukt, ... Kortom: met een gsm-nummer is de kans groter om mensen te bereiken dan met een nummer van het vaste net. Gebruik deze mogelijkheid. Wie een gsm bezit, bepaalt wanneer hij/zij bereikbaar is. Hebt u een gsm op zak? Dat betekent niet: voortdurend bereikbaar zijn. Het betekent wel: meer bereikbaar zijn. Past het nu even niet? Stel uw gsm op een stille modus. Zodra het u past, vindt u op de voicemail of met andere technologieën welke oproepen u heeft gemist. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe luistert u naar uw gesprekspartner? Uw gesprekspartner is tijdelijk de belangrijkste persoon ter wereld. Daarom krijgt hij/zij uw volle aandacht. Luisteren is soms een hele opgave. Hoewel de meesten het nut ervan begrijpen en misverstanden willen vermijden, blijft het dikwijls een uitdaging. Onze hersenen bekijken de zaken graag vanuit ons eigen perspectief, maken veronderstellingen en bereiden - te vroeg - een repliek voor. U hoeft enkel de volgende twee dingen te doen en u wordt meteen een betere luisteraar: - concentreer u op het nu , wat voorafgaat en wat volgt, is ondergeschikt aan het nu . - uw gesprekspartner is nu de allerbelangrijkste persoon in de hele wereld , een gedachte die u in de luistermodus brengt. U wilt immers de allerbelangrijkste persoon ter wereld horen, begrijpen, niet beledigen of teleurstellen en de tijd nuttig gebruiken. Zodra het luistermoment voorbij is, is uw gesprekspartner niet de belangrijkste persoon ter wereld en kunt u zich op een ander n...

Hoe verwijst u naar een bijlage? Schrijf als bijlage of in de bijlage . Ook al leest u in België dikwijls "in bijlage vindt u de...", betekent het niet dat dat correct is. In juist Nederlands verwijst u als volgt naar een bijlage: In de bijlage vindt u de nieuwe kalender Als bijlage vindt u de nieuwe kalender In de bijgevoegde kalender ziet u ... Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hebben ze uw naam niet goed begrepen? Spreek uw naam een tikkeltje langzamer uit. Wanneer u telefoneert volgens de regels van de kunst, blijkt toch nog niet alles vanzelfsprekend te zijn. Behoort u ook tot diegenen die regelmatig hun naam moeten herhalen omdat de persoon aan de andere kant van de lijn de naam niet goed heeft begrepen? De oplossing is eenvoudig. Zeg nog altijd uw naam aan het begin van het telefoongesprek, spreek hem alleen een beetje langzamer uit. Let wel, ik bedoel niet l - a - n - g - z - a - a - m. Ik bedoel een lagere snelheid dan u gewoonlijk doet. Uw eigen naam is u zo vertrouwd en hebt u al ettelijke keer uitgesproken. Aan de lijn geldt echter de gouden regel dat u spreekt alsof het de eerste keer is dat de andere persoon u hoort. Bijvoorbeeld: Goede morgen, A n j a - D e - G r o o f. Goede middag, D e r k - V a n - Z a n d e. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommu...

Begrijpt de lezer het onderwerp van uw e-mail? Schrijf een onderwerp dat zowel het thema als het doel bevat. E-maillezers kiezen ervoor om mails vlugger te open en te beantwoorden als ze meteen een antwoord hebben op de volgende twee vragen: 1. wat is het onderwerp van de e-mail? Kies een woord (of woorden) die het thema aanduiden. 2. waarom krijg ik een e-mail over dit onderwerp? Kies een woord (of woorden) die het doel aanduiden. Enkele voorbeelden van onderwerpregels die zowel een thema als een doel bevatten: Telefoneerproject - bevestiging afspraak 08.09.2009 Management Assistant Congress - inschrijven tegen 31.08.2009 Sectorvergadering - uw goedkeuring? - notulen 14 aug. 09 Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Schrijft u uw vraag als een vraag? Voeg een vraagteken toe aan uw vraag. Een vraag kunt u als vriendelijke gebiedende wijs of als vraagzin stellen. Wanneer u kiest voor een vraagzin, voeg er een vraagteken aan toe. Het vraagteken is een neutraal, universeel leesteken dat zijn mentale code heel vlug en krachtig naar de hersenen van de lezer stuurt. De lezer weet meteen dat hij of zij iets moet beantwoorden of doen. Gebruik dat in uw voordeel, m.a.w. gebruik de psychologische kracht van het vraagteken . Lees en merk het verschil: Stuurt u ons de bijlage ingevuld en ondertekend terug voor 1 augustus. Stuurt u ons de bijlage ingevuld en ondertekend terug voor 1 augustus? Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hebt u de naam niet goed begrepen? Spel hem zelf en uw gesprekspartner zal u helpen om de naam juist te hebben. Vooral aan de telefoon kan het moeilijk zijn om iemands naam correct te horen. Wanneer u om herhaling vraagt, hoort u dikwijls dezelfde onduidelijke naam. Meestal hebt u weinig vat op de oorzaak: de verbinding, de uitspraak, uw oor, een storing, achtergrondgeluid, ... Goedemorgen, Greet Training, met Greet. Goedemorgen, Vnlmzn. Meneer, met wie spreek ik? Vnlmzn. Dus, uw naam is V - E - N - L - U -... Nee, nee, mevrouw, het is V - A - N - L - E - E - M - H - U - Y - S - E - N, in twee woorden. Dank u vriendelijk, meneer Van Leemhuysen. ... Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Weet u wat uw e-mailadres over uzelf vertelt? Kies een duidelijk en neutraal e-mailadres: bijv. voornaam.familienaam@gmail.com. Zo vermijdt u dat u een te persoonlijk e-mailadres geeft op ongepaste momenten: boterkoekse@hotmail.com bij een seminarie? I_love_my_pitbull@belgacom.net bij een infovraag aan een federale overheidsdienst? snoezepoezewoefke@telenet.be bij een sollicitatie? Vermijd dus dat uw toekomstige werkgever u aanspreekt met snoezepoezewoefke ;-) Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Wat doet u wanneer u een negatieve boodschap krijgt? Neem eerst diep adem en adem alle lucht weer uit tot de laatste 'druppel' . Voordat u reageert - op een gepaste manier - laat u als het ware de boodschap binnenkomen langs een diepe ademteug en ademt u die meteen weer heel bewust uit, volledig uit. Een eenvoudige daad die veel oplevert. Het geeft u zowel de lichamelijke als de mentale kracht om met boodschappen om te gaan die negatief, delicaat, onvoorzien, onveilig of onaangenaam zijn. Dat werkt enkel als u correct ademt. Hoe doet u dat? U vindt een vlugge en goede ademtip in de kantoortip van 19 mei 2009. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Maakt u soms een dt-fout? Ga eens ten rade bij www.dtkompas.nl . Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Wat doet u als u een e-mail krijgt in cc? De informatie in deze e-mail behandelt u enkel ter info . Dat betekent dat u de concrete vragen in de e-mail niet beantwoordt of uitvoert. Waarom krijgt u e-mails in cc? In de trainingen rond hedendaagse schrijftechnieken vragen deelnemers dikwijls om duidelijkheid bij het schrijven van e-mails. Een veelgestelde vraag is de volgende: hoe moeten we omgaan met e-mails die we ontvangen omdat we in cc staan? Volgens de netiquette, de etiquette op het internet, sturen we onze e-mail naar één of meerdere personen in het To- of Aan-veld. Personen in cc krijgen de e-mail louter ter info. Ontvangen we een bericht in cc? Het is niet de bedoeling dat we erop reageren. U stuurt e-mails in cc? Enkele tips: bepaal van welke ontvanger(s) u een actie verwacht (antwoorden, een instructie uitvoeren, …). Plaats deze e-mailadressen in het Aan-veld. bepaal welke ontvanger(s) de mail enkel ter info moeten ontvangen. Plaats deze e-mailadressen in het cc-veld. ...

Hoe ademt u correct? Beeld u in dat u door uw navel in- en uitademt . Een goede, diepe, rustige ademhaling is goed, bijvoorbeeld: voor een goede gezondheid. voor minder stress. voor een betere fysieke uithouding. om vlug rustig te worden na bijvoorbeeld vijf verdiepingen trappen. om de hersenen beter te gebruiken. om beter te klinken aan de telefoon. Als u u inbeeldt dat u door uw navel ademt, heeft dat meteen een gunstig effect. Uw buik beweegt een klein beetje naar voor wanneer u inademt en terug naar achter wanneer u uitademt. Dat betekent dat u uw middenrif (diafragma) goed gebruikt en uw longen goed vult met lucht. Bewegen vooral uw schouders bij uw ademhaling? Dan ademt u oppervlakkiger en daardoor minder gezond. Dus, creëer in uw verbeelding een tweede neus op uw buik. Adem door die tweede neus en oefen tot het een routine wordt. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu...

Wanneer schrijft u gebeurt en wanneer gebeurd ? U schrijft enkel gebeurd als één van de volgende woorden erbij hoort: is, zijn, was, waren. Voorbeelden: 1. er is een ongeval gebeurd aan de kerk. 2. er was nog niets gebeurd toen ik voorbij de kerk reed. 3. het gebeurt wel eens dat ik niet langs de kerk rijd. Steun en troost: in mijn jarenlange ervaring als trainer en coach heb ik gezien dat mensen met dt-twijfels tot alle rang en stand behoren. Ingenieurs, administratieve medewerkers, managers, verplegers, loketbedienden, ... De oorzaak ligt niet bij algemene intelligentie. Ze ligt bij een aantal specifieke aspecten van intelligentie, geheugen en denkvermogen. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Vindt u oogcontact in een gesprek moeilijk? Kijk naar het stukje boven de neus en tussen de twee ogen . Zo kijkt u wel op ooghoogte en niet in de ogen. Het geeft u een beter gevoel. En uw gesprekspartner denkt dat u in zijn/haar ogen kijkt. Weetje: de truc werkt ook in gesprekken met mensen die loensen. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Kent u de juiste schrijfwijze van Engelse werkwoorden in het Nederlands? Raadpleeg het groene boekje online. Wegwijzer: ga naar http://woordenlijst.org/ typ het Engelse werkwoord in de infinitiefvorm in klik op enter zie de basisvormen van het werkwoord Voorbeeld van een werkwoord van Engelse oorsprong: updaten , ww., updatete, geüpdatet, update, updatet Voorbeeld van een werkwoord van Nederlandse oorsprong: lopen , ww., liep, gelopen, loop, loopt Wilt u een leidraad bij het vervoegen van Engelse werkwoorden? Ga naar http://woordenlijst.org/leidraad/12/ Het groene boekje (Woordenlijst der Nederlandse taal) staat gratis online sinds oktober 2005. Toen werd de Nederlandse spelling aangepast, amper tien jaar na de spellingshervorming van 1995. Dat het online staat, is handig om bij twijfel de juiste spelling op te zoeken. Ik gebruik het vooral om de juiste vervoeging te vinden van Engelse werkwoorden in het Nederlands: updaten, googelen, deleten, bloggen,... Wilt u m...

Vindt u het soms moeilijk om iemand te onderbreken? Zeg eerst zijn of haar naam. Het is wel eens nodig om iemand te onderbreken. Of om iemand zijn aandacht te trekken. Omdat ze stil zijn als een gesloten oester. Omdat ze aan het praten zijn als een kakelende kip. Omdat ze dusdanig geconcentreerd zijn dat ze niet zien dat u hen wilt spreken? Populaire pogingen: excuseer sorry dat ik u onderbreek hebt u al ...? hm, hm, hm De meeste mensen reageren veel duidelijker op hun naam dan op bovenstaande pogingen. En zodra ze op hun naam hebben gereageerd, kunt u zeggen wat u het beste lijkt: Mariette , excuseer, .... Willy , sorry dat ik u onderbreek... Meneer Waelput , hebt u al...? Mevrouw , ... Wilt u meer informatie over het thema? Neem contact op met  Greet  of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Twijfelt u aan de Engelse uitspraak? Zoek de uitspraak van een Engels woord online op in een uitspraakwoordenboek: schakel het geluid van uw pc of toestel aan ga naar http://www.howjsay.com/ typ het Engelse woord in klik op het pijltje (play-symbool) luister naar de Brits-Engelse uitspraak Uit de verschillende online-uitspraakwoordenboeken is http://www.howjsay.com/ een vlugge en betrouwbare bron: De woordenlijst is uitgebreid. De woordenlijst bevat afgeleide vormen, bijv. analyse, analysing, analysed, analyser, analysers, analysis, analyses. De stem is een mensenstem, geen computerstem. De stem vermeldt alternatieve uitspraken, bijv. often. De stem vermeldt voegt vaak de Amerikaanse uitspraak toe als alternatief voor de Brits-Engelse uitspraak, bijv. tomato. Een leuk voorbeeld: hebt u collega's die het woord purchasing gebruiken? Vergelijk hun uitspraak met de uitspraak op http://www.howjsay.com/ en oordeel zelf hoeveel collega's purchasing correct uitspreken....

Typt u dikwijls dezelfde fout? Laat uw computer het oplossen: autocorrectie . In MS Office 2003 gaat u in het menu naar: Extra Autocorrectie-opties Autocorrectie Hier kunt u zelf een vlugge oplossing programmeren. Een wegwijzer: zoek het vakje naast "Tekst vervangen tijdens typen" vink - indien nodig - het vakje aan typ links het woord dat u dikwijls fout typt, onder "vervangen" typ rechts het correcte woord, onder "door:" klik op ok In Outlook is deze functie enkel actief in het venster waarin u een mail opstelt. Ooit verzond ik ongewild een e-mail met de volgende zin: U kunt me vlot berieken op 0474 71 48 00. Die pijnlijke fout maak ik niet meer omdat mijn computers "berieken" automatisch vervangen door "bereiken". Deze oplossing was voor mij veel effectiever dan te vechten tegen de onhebbelijke gewoonte om de tweeklank "ei" omgekeerd te typen. Laat de autocorrectie-opties voor u werken. Wilt u meer infor...

Vandaag, 6 mei 2009, start ik een blog met vlugge oplossingen voor kleine problemen op kantoor . Waarom? Ik geef training en begeleiding aan volwassenen uit allerlei werkvelden. Dikwijls behandelen we onderwerpen die ze op kantoor uitvoeren: aan de computer, aan de telefoon, op papier, ... Soms analyseren we grote problemen en ontwerpen we een groot stappenplan naar een gewenst resultaat. Dikwijls komen we bij kleine problemen en merk ik dat velen kleine problemen gewoon aanvaarden en meesleuren. Zelfs al worden ze er elke dag mee geconfronteerd, dan nog maken ze niet de tijd vrij om een oplossing te zoeken. De vlugge oplossingen in de trainingen kunnen ook voor u nuttig zijn. En daarom deze blog met vlugge oplossingen voor kleine problemen op kantoor. Maandelijks zult u hier minstens één nieuwe kantoortip vinden . Hebt u een kantoorprobleempje? Hebt u een vlugge oplossing? Reacties zijn welkom. We houden het relevant en fatsoenlijk. Zo niet: delete. Wilt u meer informatie o...