Greets kantoortips

Hoe zeg je geen ja als je nee bedoelt? Oefen met een ja die een nee introduceert. Het overkomt ons allemaal. Je zegt ja om de ander tegemoet te komen, maar vanbinnen voel je: dit klopt niet. Je hebt eigenlijk nee bedoeld — maar die kwam er niet uit.  Gebruik een nee die geen nee is met de hakken in het zand. Geen dramatische nee, wel een heldere, respectvolle, stabiele nee. Bijvoorbeeld: – “Ja, ik hoor dat het dringend is. Ik heb eerst iets af te werken.” – “Ja, dat lukt me nu niet. Kunnen we het anders organiseren?” – “Ja, ik wil daar graag over meedenken. Op dit moment lukt me dat niet.” Het zijn voorbeelden van zachte kracht. Je wijkt niet uit, je forceert ook niets. Je blijft staan — letterlijk én figuurlijk. En dat heeft effect. Want echte communicatie begint pas waar mensen durven helder te zijn zonder te veroordelen. 🌀 Je zult merken: zo’n benadering opent eerder dan ze afsluit. Ze zet iets in beweging, werkt constructief. Meer informatie over het thema? Neem contact o...

Hoe beginnen we en eindigen we een mail in het Duits?  Download het overzicht .  Om bruggen te bouwen in een e-mail, beginnen en eindigen we met de juiste beleefdheidsformule. De kop is de aanhef van het bericht; de eindformule is de staart. De kop en de staart eindigen tegenwoordig niet meer met een komma. Wat u in het downloadbare overzicht aantreft, is een goede praktijk. Het sluit andere keuzes niet uit: u kunt meer mogelijkheden vinden in andere betrouwbare bronnen of door uw eigen creativiteit. Bovendien is er tegenwoordig nauwelijks een verschil tussen een e-mail en een brief. Meer informatie over het thema? Neem contact op met  Greet  of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe beginnen we en eindigen we een mail in het Nederlands?  Download het overzicht .  Om bruggen te bouwen in een e-mail, beginnen en eindigen we met de juiste beleefdheidsformule. De kop is de aanhef van het bericht; de eindformule is de staart. De kop en de staart eindigen tegenwoordig niet meer met een komma. Wat u in het downloadbare overzicht aantreft, is een goede praktijk. Het sluit andere keuzes niet uit: u kunt meer mogelijkheden vinden in andere betrouwbare bronnen of door uw eigen creativiteit. Bovendien is er tegenwoordig nauwelijks een verschil tussen een e-mail en een brief. Meer informatie over het thema? Neem contact op met  Greet  of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe beginnen we en eindigen we een mail in het Engels?  Download het overzicht .  Om bruggen te bouwen in een e-mail, beginnen en eindigen we met de juiste beleefdheidsformule. De kop is de aanhef van het bericht; de eindformule is de staart. De kop en de staart eindigen tegenwoordig niet meer met een komma. Wat u in het downloadbare overzicht aantreft, is een goede praktijk. Het sluit andere keuzes niet uit: u kunt meer mogelijkheden vinden in andere betrouwbare bronnen of door uw eigen creativiteit. Bovendien is er tegenwoordig nauwelijks een verschil tussen een e-mail en een brief. Meer informatie over het thema? Neem contact op met  Greet  of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Waar staat de identificatie bij citaten in het Engels? Hoewel we in het Engels kunnen kiezen in de volgorde, beginnen de citaten in geschreven en gesproken Engels vaker met de identificatie.  Vaker Barack Obama said, "Yes, we can." Ook correct "Yes, we can," said Barack Obama. Persoonlijk geef ik de voorkeur aan de identificatie voor het citaat, ook in het Nederlands. Dan weten we meteen wie de bron is van de uitspraak en worden we niet op het verkeerde been gezet. Meer informatie over het thema? Neem contact op met Greet of bezoek de website: http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe reageert u als een collega u voorbijsteekt in de wachtrij voor de lunch?  Haal eens diep adem. Als een collega u voorbijsteekt terwijl u aanschuift voor een lunchmaaltijd, hebt u enkele seconden verloren. En dat net op een drukke dag waarop u bijzonder veel te doen hebt. Wat zijn die verloren seconden waard? Sommigen kiezen ervoor om hun bloeddruk in de hoogte te laten schieten. Meer nog, sommigen spreken de collega erop aan. Met vaak frustratie of zelfs escalatie tot gevolg. Wat zijn die verloren seconden echt waard? De situatie is een beetje irriterend. Die irritatie schaadt vooral uzelf. Kies ervoor om: - eens diep in en uit te ademen. - te denken aan de kleine omvang van de schade (enkele seconden verloren tijd). - ofwel de situatie te aanvaarden en in de rij te wachten tot uw beurt. - ofwel rustig en sympathiek de collega aan te spreken. Wilt u meer informatie over het thema? Neem contact op met  Greet  of bezoek de website:  http://www.leren...

Moet alles wijken omdat de voorbereiding perfect moet zijn?  Nee, moet niet. Met minder inspanning kan het resultaat toch goed genoeg zijn. Vraag uzelf dus af of het echt nodig is om bijvoorbeeld de lay-out van een document voor de derde keer aan te passen. Als u een perfectionistische karaktertrek hebt, verliest u wel eens de tijd uit het oog. Dan blijft u werken aan dat ene document, zelfs al zijn de kantooruren al lang voorbij. Een sleutel om de situatie om te draaien, zit in één woord: moeten . - Van wie moet alles wijken? - Van wie moet het perfect zijn? Vervang moeten door:  wat als. - Wat als niet alles moet wijken? - Wat als het niet prefect met zijn? Vervang daarna door:  kunnen . - Wat kan er wijken? - Wat kan het resultaat zijn? Wilt u meer informatie over het thema? Neem contact op met  Greet  of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Is het nuttig om onze woorden te wikken? Ja, vooral wanneer het belangrijk is om doel te treffen. In sommige situaties is het niet vanzelfsprekend om uw doel te bereiken. Dat kan in een gesprek, een ontmoeting, een e-mail, een verslag, een vergadering of om het even welke context zijn. Als het belangrijk is om doel te treffen, is woorden wikken en wegen een gouden stap. Er is namelijk een verband tussen woorden en denken. Zelfs tussen woorden, denken en doen. Een mooi voorbeeld daarvan vindt u in deze video op YouTube (1:48):  https://www.youtube.com/watch?v=Hzgzim5m7oU   Wilt u meer informatie over het thema? Neem contact op met Greet of bezoek de website: http://www.lerencommuniceren.eu .

Schrijven we actieve zinnen in wetenschappelijk-technische teksten? Ja, een leesbare wetenschappelijke of technische tekst bevat meer actieve zinnen dan passieve. Het is de 21e eeuw. Hoog tijd om hedendaagse technische teksten te schrijven. Vroeger was bijvoorbeeld passief schrijven de norm in technische en wetenschappelijke teksten. Nu beperken we het aantal passieve zinnen en schrijven we meer actief. Getuige daarvan de richtlijnen van de KU Leuven . Enkele werkwoorden die in actief geformuleerde wetenschappelijke of technische teksten voorkomen: aantonen analyseren  bepalen  eindigen als/in  gebeuren  identificeren  tonen  uitmonden in Wilt u meer informatie over het thema? Neem contact op met Greet of bezoek de website: http://www.lerencommuniceren.eu .

Mogen we woorden herhalen in een professionele tekst? Ja, de belangrijke woorden herhalen we of vervangen we door voornaamwoorden die duidelijk naar het originele woord verwijzen. Deze kantoortip komt uit gouden regel 15 van het boek Helder schrijven : kies doeltreffende woorden. De lezer neemt een professionele tekst liefst één keer door. De lezer zal de boodschap bijgevolg sneller begrijpen als hetzelfde woord telkens hetzelfde concept aanduidt. We geven in professionele teksten dus de voorkeur aan de doeltreffendheid en niet aan de schoonheid van de tekst. Wanneer we om herhaling te vermijden een zelfstandig naamwoord door een voornaamwoord vervangen, zorgen we ervoor dat het voornaamwoord dicht genoeg bij het antecedent (het zelfstandige naamwoord) staat. Het is belangrijk dat de lezer de zin niet verkeerd kan interpreteren. Is de betekenis toch dubbelzinnig? Dan herhalen we het zelfstandige naamwoord. Velen herinneren zich hoe de leerkracht Nederlands de raad...

Hoe nodigt u uw medewerkers uit voor een interne training? Met een uitnodiging die zowel aanspoort als vermaakt. Jos Dejongh ontdekte in de lente van 2015 het boek Helder schrijven en besloot om de medewerkers van zijn bouwonderneming een schrijftraining te geven. Het is voor hem belangrijk dat elke medewerker professioneel overkomt. Correcte, heldere en lezersgerichte e-mails en documenten passen bij het imago van Jos Dejongh Algemene Bouwonderneming. Daarom heeft hij tijd gestopt in de volgende uitnodiging die zowel aanspoort als vermaakt. Gevolg: de genodigden vonden het een topinitatief en kwamen enthousiast naar de training. Beste Collega’s, Omdat goeie, correcte communicatie belangrijk is, en omdat ikzelf ook niet zonder fouten kan schreiven, heb ik besloten om met z’n allen een treining te volgen van Greet De Baets. Zij heeft een boek geschreven “Helder Schrijven” (ligt bij Kathleen) waarin ze op een heel bevattelijke manier uitlegt hoe zonder fauten te schrijven...

Hoe spreekt u een dame met haar familienaam aan? U spreekt een dame aan met   mevrouw: Prettig weekend, mevrouw Goede morgen, mevrouw Janssen Tot ziens, mevrouw Peters Kan ik u helpen, mevrouw? Zodra een meisje achttien is, spreken we haar aan met mevrouw. De titel juffrouw is voor meisjes onder achttien. Tot de jaren zeventig van de twintigste eeuw was het normaal om ongehuwde vrouwen met juffrouw aan te spreken. Bovendien is dat ook de titel van leerkrachten omdat die vroeger vaak ongehuwd waren. De gewoonten uit de vorige eeuw zijn nog niet volledig uitgestorven. Bovendien hebben vele mannen goede bedoelingen wanneer ze een oudere dame met juffrouw aanspreken: ze willen haar een compliment geven dat ze er jong en fris uitziet. Wilt u meer informatie over het thema? Neem contact op met Greet of bezoek de website: http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe gebruikt u een diashow zonder het publiek te verliezen? Wissel de diashow in uw presentatie af met momenten zonder dia’s. Tot nu heb ik nog geen diashow gezien waarin er een tijdlang geen dia te zien was. Waarom eigenlijk? Dia’s gebruiken betekent toch niet dat we elke seconde een dia moeten tonen? In tegendeel, een presentatie is afwisselend als er een gezonde verdeling is tussen aandacht voor de dia’s en aandacht voor hetgeen de spreker vertelt. Probeer het uit in uw volgende presentatie: pauzeer de diashow en focus op uw publiek en uw verhaal. Met deze extra tips vermijdt u de valkuilen waarin vele sprekers tuimelen: Gebruik een klein aantal dia’s. Schrijf weinig tekst op de dia’s. Toon enkel de essentie. Gebruik afbeeldingen. Kies veelzeggende afbeeldingen. En, pauzeer de diashow. Wilt u meer informatie over het thema? Neem contact op met Greet of bezoek de website: http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe betrekt u uw gesprekspartner in uw telefoongesprek? Door meer 'u' of 'jij' te gebruiken dan 'ik'. Tijdens de vele telefoongesprekken die ik al heb beluisterd, hoor ik dikwijls monologen die barsten van de ik-zinnen. Om uw gesprekspartner oprecht in uw gesprek te betrekken, gebruikt u het u/jij-perspectief. Die tip helpt een andere sfeer te creëren. In die sfeer: legt de ander gemakkelijker een afspraak met u vast; of gaat die gemakkelijker met u akkoord; of blijft die kalm; of wordt klant; of blijft klant. Waarom werkt die tip? En waarom is er die valkuil? Omdat elke mens meestal zichzelf het belangrijkste vindt. Een Amerikaanse telefoonmaatschappij heeft ooit 3990 keer 'I' (ik) geteld in 500 telefoongesprekken. Het is dus enerzijds een heel natuurlijk fenomeen, anderzijds nefast voor dialoog en klantenbinding. Wat gebeurt er als de andere personen, klanten bijvoorbeeld, u horen met uw ik-zinnen? Ze denken dat u vooral gericht bent op...

Hoe schrijft u efficiënt en effectief? Schrijf in verschillende stappen en bereid goed voor. Velen beginnen meteen een tekst in te tikken en sommigen voelen frustratie wanneer ze die tekst twee of drie keer aanpassen en nog geen goed resultaat hebben. Nog anderen zijn teleurgesteld wanneer de ontvanger de tekst niet goed leest, niet begrijpt of niet tot de verwachte actie overgaat. Loop door de volgende stappen en geniet van de voordelen van een degelijk schrijfproces: Bepaal jouw doel en de ontvanger(s); Analyseer de inhoudelijke elementen; Kies een structuurstrategie; Schrijf een eerste versie; Herlees en pas aan; Herlees; Verstuur. Zie ook de video met die stappen en met enkele sfeerbeelden uit de schrijfpraktijk. Wilt u meer informatie over het thema ? Neem contact op met Greet of bezoek de website: http://www.lerencommuniceren.eu .

Schrijft u hallo als begroeting in een professionele e-mail? Als u iemand met hallo zou begroeten in een brief, mag dat ook in een e-mail. Professionele e-mails lijken sterk op brieven. Daarom is er weinig verschil in aanpak, etiquette en woordkeuze. Let dus op met informele begroetingen. Die komen bij sommigen te slordig over. Wat u kiest, hangt af van: - de normen die bestaan in correspondentie; - hoe goed u de ontvanger kent; - hoe u aan de telefoon, op bezoek, ... met de ontvanger communiceert. Wilt u meer informatie over het thema ? Neem contact op met Greet  of bezoek de website: http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe reageert u op vervelende situaties? Ga niet in het defensief maar gebruik de situatie nuttig.  Enkele voorbeelden: Spuwt er iemand op de grond, net voor uw voeten? Bied hem (of haar) vriendelijk een zakdoek aan. Jaagt uw gesprekspartner zich op omdat een nieuwe procedure voor vertraging zorgt? Zeg, met zakelijke sympathie, dat hij (of zij) gelijk heeft en dat dat inderdaad vervelend is. Daardoor is er nauwelijks nog een reden om te argumenteren of te discussiëren. De ander wordt stiller en zegt zelfs 'dank u' wanneer hij (of zij) weggaat.  Blijf ontspannen en zie het perspectief van de ander: een woordenwisseling is nutteloos wanneer beiden eenzelfde kijk hebben op de situatie, nietwaar? Reageer dus als een aikidoka en niet als een woeste krijger. Communiceren zoals in aikido kunt u leren: een krijgskunst die van vijanden partners maakt. Wilt u meer informatie over het thema ? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.ler...

Zijn evaluatiegesprekken tijdverspilling? Nee, op voorwaarde dat ze gekoppeld zijn aan doelstellingen die u samen vooraf hebt vastgelegd. Doelstellings-, functionerings- en evaluatiegesprekken zijn geen tijdverspilling als u ze niet pro forma doet. Als u die gesprekken serieus neemt, zijn ze een goede investering. Waarom? Enkel wie de richting kent (doelstellingen), kan zijn doen en laten daarvan laten afhangen (functionering en evaluatie). Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Hoe toont u volledige aandacht? Door enkel te luisteren en ondertussen alle andere taken te pauzeren. Als u luistert en iets anders doet tegelijk, komt dat over alsof u geen volle aandacht hebt voor uw gesprekspartner. Zelfs aan de telefoon: heeft uw gesprekspartner behoefte aan een luisterend oor? Stop dan met typen en luister met uw volle aandacht. Het getokkel op een toetsenbord kan een geluid zijn dat extra olie op het vuur gooit. Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .

Bestaat uw communicatie uit 93 % non-verbale communicatie?  De geloofwaardigheid van onze boodschap zit vooral in de lichaamstaal, de gelaatsuitdrukkingen en het stemgebruik. Professor Albert Mehrabian werd bekend omwille van zijn ongelooflijke resultaten over verbale en non-verbale communicatie. Wilt u weten in hoeverre zijn bevindingen kloppen? Lees het volgende artikel en vergelijk met uw eigen ervaringen. Tip: lees ook de reacties op het artikel over Mehrabian. Artikel over de 93 % non-verbale communicatie:  www.managersonline.nl/weblog/109/een-mythe-over-communicatie-de-nek-omgedraaid.html#reacties Wilt u meer informatie over het thema? Neem  contact  op met Greet of bezoek de website:  http://www.lerencommuniceren.eu .